Hallinto Certified

5 tips voor werken met jouw klanten, de ondernemers

Werken met ondernemers vraagt om een bepaalde aanpak die je zelf in de hand kan nemen.

Opendeur-intrappers

Ik wil je in deze nieuwsbrief een aantal opendeur-intrappers meegeven. Zaken die zowel de ondernemer als jij al wel weten, maar waarbij het me opvalt dat het geen kwaad kan om af en toe eens in herhaling te vallen. Want we zijn zo druk bezig dat we de dingen al wel eens vergeten.


TIP 1 - WERKPLEK

Een goede werkplek lijkt vanzelfsprekend, maar je zal merken dat je op heel wat plekken terecht komt waar de basis niet aanwezig is. Jouw klant zal zich goed uitrusten voor zijn activiteit, maar alle benodigdheden om de administratie goed te kunnen verwerken, zijn vaak een bijkomstigheid. Zo ook dus met de werkplek.

Maak de ondernemer er attent op dat efficiënt werken begint met een goede werkplek waar dit mogelijk gemaakt wordt. Voldoende licht is belangrijk, comfortabele stoel en een bureau dat niet uit elkaar valt. Een groot computerscherm is een ab-so-lu-te must. Ik kan dit niet vaak genoeg benadrukken. Je wint 50% van de bureautijd door een groot of een extra scherm.


TIP 2 - AGENDA

Administratie is en blijkt een noodzakelijk kwaad voor ondernemers. Ze zien het nut er wel van in, maar doen het niet graag. Op zich is dat niet zo erg, want wij zijn daar om onze klant daarin te helpen.

Maar het gebrek aan goesting bij de ondernemer maakt dat wij regelmatig op feedback moeten wachten en dus ook niet verder kunnen met onze taken en dat wil ook al wel eens frustrerend worden.

Motiveer je klant om een vast blok in zijn/haar agenda in te plannen. Als dit kan op hetzelfde moment als wanneer jij voor hem/haar werkt, dan prima. Maar ideaal zou zijn, mocht dit jouw werkschema voorgaan. Want net dan word jij voldoende gevoed met nieuw materiaal om te verwerken.


TIP 3 - PLANNING

Dit sluit een beetje aan bij het voorgaande. Jouw planning wordt gemaakt door je klant, dus als hij/zij niet erg georganiseerd is, dan zal jij dat heel snel voelen. Planning heeft te maken met prioriteiten kunnen stellen.

Vraag aan jouw klant om alles goed voor te bereiden zodat je onmiddellijk aan de slag kan en geen tijd verliest met wachten op feedback. Dit zal heel wat aanpassing vergen van de ondernemer, want op deze manier gestuurd worden is hij/zij niet gewend.

Je kan dit zelf in de hand nemen door je werkblok te starten met een korte bespreking: wat moet er vandaag allemaal verwerkt worden naast de vaste taken?

Een uur voor je afsluit stel je deze vraag eens opnieuw om te vermijden dat er om kwart voor je einduur nog een stevige taak op je bureau komt te liggen die vandaag nog afgewerkt moet worden.

Als je deze structuur consequent handhaaft, zal je zelf veel makkelijker je planning kunnen aanhouden.


TIP 4 - STOORZENDERS

Jouw klant is jouw stoorzender, hoewel hij/zij degene is die je voedt met taken en opdrachten. Maar als je continue in je werk onderbroken wordt, dan heb je op het einde van de dag niet de helft van je taken gedaan. En de ondernemer verwacht wel dat jij, als zelfstandige, goed met je tijd (dus zijn centen) omspringt.

Maak dat bespreekbaar, want tijd is zoals geld, op = op.

Dus als je klant graag een babbeltje met je slaat en hij trekt alle aandacht naar zich toe, dan moet hij/zij begrijpen dat je je werk niet kan doen.

In een werkblok van vier uren is een half uur babbelen 12% van je tijd die je kwijt bent. Weet ook dat elke onderbreking je uit je focus haalt en dat je gemiddeld 8 minuten nodig hebt om weer helemaal in focus te geraken.

Spreek vraag/antwoord-momenten af. Elk half uur, elk uur, ...
Maak gaandeweg een vragenlijstje en bereid je voor.


TIP 5 - WEES REALISTISCH

Hoe dikwijls zeggen we niet dat iets maar vijf minuten in beslag neemt. De realiteit is vaak anders en toch blijven we in diezelfde val trappen.

Als jij deze stelling hanteert, dan zal je merken dat je in je werkblok van vier uren een uur tekort komt. We onderschatten de duur van een taak. En het verlies van minuten voor en na een taak tellen we ook nooit.

Je kan veel beter een tijdsduur overschatten en toch eerder klaar zijn dan omgekeerd. Het voelt ook veel beter voor onze klant als je sneller een taak kan afwerken dan omgekeerd. Je hebt ook niet alles zelf in de hand. Jij kan een heel snelle werker zijn, maar als externe factoren jouw werking beïnvloeden, of als de technologie niet mee wil, dan loop jij daar ook op vast.


Heb jij nog opendeur-intrappers die je graag wil delen? Of loop je regelmatig tegen zaken aan waar je geen oplossing voor ziet? Laat het mij weten en ik vertel er volgende keer iets over.


Ik wens je voor de komende weken veel alternatief werkplezier! Ik verwijs ook graag naar mijn blog aan ondernemers nu we in volle coronatijd zitten. De link hiernaartoe is hier.

Nog niet ingeschreven voor de korte training voor slechts 49€, kom hier meer te weten: 

Heel vermoedelijk wordt het een online training omwille van de Corono-maatregelen.

Jouw bedrijf is "geen" lege doos

Wordt verwacht: een nieuw programma met Kamal Kharmach waarin hij bestaande bedrijven onder de loep neemt. Het programma is nog niet gestart, maar het belooft al een hit te worden, want de trailers liegen er niet om.

Lees meer

Jonge Wolven

Heb jij het ook gezien op tv? Jonge ondernemers die zich smijten voor hun passie.

Lees meer

Samenwerken met een freelancer - Ann Van Riet vertelt

Ann Van Riet van Althea Coaching voor ondernemers is volbloed onderneemster. Met meer dan 15 jaar ervaring als coach achter de kiezen, is zij dé geknipte persoon om andere ondernemers te begeleiden. Dat doet ze onder meer in workshops en online coaching programma’s. Wij zochten haar even op om te luisteren naar haar ervaringen met freelancers.

Lees meer

Iedereen een beetje Gers Pardoel?

Ja, graag! Maar laat het mij even toelichten.

Lees meer

Vul eerst je gaten

Een onderzoek geeft aan dat kennis over of ervaring in personeelsadministratie het minst aanwezig is bij administratieve mensen met een duidelijke interesse om freelancer te worden.

Lees meer

Samenwerken met een freelancer - Joris Vandezande vertelt

Techs+Tools groeide op korte termijn uit tot dé specialist op het gebied van outsourcing en rekrutering van technische profielen. Wie de sympathieke zaakvoerder, Joris Vandezande, een beetje kent, weet dat de deur van zijn kantoor altijd openstaat voor vrienden en partners. Hij ontving ons dan ook met veel plezier voor een interessante getuigenis over zijn samenwerking met administratieve freelancers.

Lees meer

Is er nog werk voor de administratief freelancer?

De angst zit er stevig in en het wordt er door de overheid niet transparanter op gemaakt. Hierdoor blijven heel wat mensen in de onduidelijkheid zitten over de economie, de werkzekerheid en bij uitbreiding hun eigen toekomst.

Lees meer

Een klant vertelt - Billycom

We treffen Petra Meeus, zaakvoerder van Billycom, op een vrijdagmiddag tussen twee strategiemeetings door. De coronacrisis beweegt bedrijven tot een creatieve aanpak. Ook bij Billycom, een copywritingbureau uit Leuven, scherpen ze volop hun pennen voor de toekomst. Petra ontvangt ons met haar aanstekelijke glimlach en een vers kopje koffie.

Lees meer

Hey werkzoekende, mag ik jou even aanspreken?

Is het tijd voor een nieuwe uitdaging met ongekende successen?

Lees meer

Dit is jouw crisis niet

Het lijkt op de crisis van 2008, maar het voelt anders

Lees meer

De ene lasagne is de andere niet

Als je je blind staart op het geheel, dan vergeet je misschien te focussen op de details.

Lees meer

Ga jij straks nog een job hebben?

Bestaat de kans dat jouw baas voor jou geen werk meer gaat hebben?

22 april 2020

Lees meer

Secretaressedag!

Melig, zeg je?

16 april 2020

Lees meer

Een VA is geen administratief freelancer

Dat is misschien niet helemaal waar, maar ik leg het je uit.

Lees meer

Zet de stap naar administratief freelancer in slechts drie uren

Als het tijd wordt voor een nieuw pad, maar het oude laat je nog niet los, dan moet je misschien eerst even komen proeven van de mogelijkheden.

Lees meer

Open for business

Het is de week na de start van de eerste trainingreeks.

27 januari 2020

Lees meer

2019 in cijfers

Wat heeft 2019 mij gebracht?

29 december 2019

Lees meer

De fun van het succes van een ander

Het succes van mijn klant is rechtstreeks verbonden met de levensduur van de samenwerking die ik met hem heb. Dat is een hele mond vol en het komt erop neer dat wanneer ik slecht werk lever, de samenwerking van korte duur kan zijn.

15 december 2019

Lees meer

Ik ga jou niet overtuigen

Dat moet je zelf doen

8 december 2019

Lees meer

Niets is voorspelbaar

Als je morgen freelancer wordt, dan sta je voor een pad van klimmen en dalen, van onbekende zaken, van blinde vlekken, van niet goed weten wat.

10 november 2019

Lees meer

Twijfel over de stap naar het onbekende?

Dan ben jij niet de enige.

30 oktober 2019

Lees meer

Girls only?

Is administratie een vrouwenzaak? Ik denk het niet.

28 oktober 2019

Lees meer

A star is born

Het idee voor een opleidingstraject voor administratief freelancers heeft heel lang in de schuif gezeten en af en toe kwam het aan de oppervlakte dobberen .

9 oktober 2019

Lees meer
keyboard_arrow_up

{{ popup_title }}

{{ popup_close_text }}

x