5 tips voor werken met jouw klanten, de ondernemers

Opendeur-intrappers

Ik wil je in deze blog een aantal opendeur-intrappers meegeven. Zaken die zowel de ondernemer als jij al wel weten, maar waarbij het me opvalt dat het geen kwaad kan om af en toe eens in herhaling te vallen. Want we zijn zo druk bezig dat we de dingen al wel eens vergeten.

TIP 1 - WERKPLEK

Een goede werkplek lijkt vanzelfsprekend, maar je zal merken dat je op heel wat plekken terecht komt waar de basis niet aanwezig is. Jouw klant zal zich goed uitrusten voor zijn activiteit, maar alle benodigdheden om de administratie goed te kunnen verwerken, zijn vaak een bijkomstigheid. Zo ook dus met de werkplek.

Maak de ondernemer er attent op dat efficiënt werken begint met een goede werkplek waar dit mogelijk gemaakt wordt. Voldoende licht is belangrijk, comfortabele stoel en een bureau dat niet uit elkaar valt. Een groot computerscherm is een ab-so-lu-te must. Ik kan dit niet vaak genoeg benadrukken. Je wint 50% van de bureautijd door een groot of een extra scherm.

TIP 2 - AGENDA

Administratie is en blijkt een noodzakelijk kwaad voor ondernemers. Ze zien het nut er wel van in, maar doen het niet graag. Op zich is dat niet zo erg, want wij zijn daar om onze klant daarin te helpen.

Maar het gebrek aan goesting bij de ondernemer maakt dat wij regelmatig op feedback moeten wachten en dus ook niet verder kunnen met onze taken en dat wil ook al wel eens frustrerend worden.

Motiveer je klant om een vast blok in zijn/haar agenda in te plannen. Als dit kan op hetzelfde moment als wanneer jij voor hem/haar werkt, dan prima. Maar ideaal zou zijn, mocht dit jouw werkschema voorgaan. Want net dan word jij voldoende gevoed met nieuw materiaal om te verwerken.

TIP 3 - PLANNING

Dit sluit een beetje aan bij het voorgaande. Jouw planning wordt gemaakt door je klant, dus als hij/zij niet erg georganiseerd is, dan zal jij dat heel snel voelen. Planning heeft te maken met prioriteiten kunnen stellen.

Vraag aan jouw klant om alles goed voor te bereiden zodat je onmiddellijk aan de slag kan en geen tijd verliest met wachten op feedback. Dit zal heel wat aanpassing vergen van de ondernemer, want op deze manier gestuurd worden is hij/zij niet gewend.

Je kan dit zelf in de hand nemen door je werkblok te starten met een korte bespreking: wat moet er vandaag allemaal verwerkt worden naast de vaste taken?

Een uur voor je afsluit stel je deze vraag eens opnieuw om te vermijden dat er om kwart voor je einduur nog een stevige taak op je bureau komt te liggen die vandaag nog afgewerkt moet worden.

Als je deze structuur consequent handhaaft, zal je zelf veel makkelijker je planning kunnen aanhouden.

TIP 4 - STOORZENDERS

Jouw klant is jouw stoorzender, hoewel hij/zij degene is die je voedt met taken en opdrachten. Maar als je continue in je werk onderbroken wordt, dan heb je op het einde van de dag niet de helft van je taken gedaan. En de ondernemer verwacht wel dat jij, als zelfstandige, goed met je tijd (dus zijn centen) omspringt.

Maak dat bespreekbaar, want tijd is zoals geld, op = op.

Dus als je klant graag een babbeltje met je slaat en hij trekt alle aandacht naar zich toe, dan moet hij/zij begrijpen dat je je werk niet kan doen.

In een werkblok van vier uren is een half uur babbelen 12% van je tijd die je kwijt bent. Weet ook dat elke onderbreking je uit je focus haalt en dat je gemiddeld 8 minuten nodig hebt om weer helemaal in focus te geraken.

Spreek vraag/antwoord-momenten af. Elk half uur, elk uur, ...
Maak gaandeweg een vragenlijstje en bereid je voor.

TIP 5 - WEES REALISTISCH

Hoe dikwijls zeggen we niet dat iets maar vijf minuten in beslag neemt. De realiteit is vaak anders en toch blijven we in diezelfde val trappen.

Als jij deze stelling hanteert, dan zal je merken dat je in je werkblok van vier uren een uur tekort komt. We onderschatten de duur van een taak. En het verlies van minuten voor en na een taak tellen we ook nooit.

Je kan veel beter een tijdsduur overschatten en toch eerder klaar zijn dan omgekeerd. Het voelt ook veel beter voor onze klant als je sneller een taak kan afwerken dan omgekeerd. Je hebt ook niet alles zelf in de hand. Jij kan een heel snelle werker zijn, maar als externe factoren jouw werking beïnvloeden, of als de technologie niet mee wil, dan loop jij daar ook op vast.

Heb jij nog opendeur-intrappers die je graag wil delen? Of loop je regelmatig tegen zaken aan waar je geen oplossing voor ziet? Laat het mij weten en ik vertel er volgende keer iets over.

Ik wens je voor de komende weken veel alternatief werkplezier!

Naast handige tips heb ik nog veel meer kennis die ik graag met je deel, kom hier meer te weten: