De week van ...

Administratief freelancer zijn is dé job! Je hebt het mij vermoedelijk al meerdere keren horen uitspreken. Het heeft te maken met het concept en de veelzijdigheid aan taken. Maar het is voor buitenstaanders nogal moeilijk om te kaderen wat het betekent als je week gevuld is met 'vanalles'. Niet dat het voor mij niet duidelijk is, maar voor anderen is dat niet altijd zo vatbaar. Daarom leek het mij wel wat om af en toe een inkijk te geven in mijn werkweek.

Maandag 2 augustus

De werkdag start vandaag wat later na een aantal privé-afspraken die dringend moesten gebeuren. Maandag is sinds een tijdje mijn voorbereidingsdag van de week. De dag dat ik interne zaken regel en mijn eigen bedrijfsadministratie verwerk. Wie moet ik nog allemaal contacteren? Welke e-mails zijn blijven hangen?
Welke cursisten hebben nog vragen die ik moet beantwoorden? Veel kleine beetjes die de dag goed vullen. Het is ook de dag dat ik mijn planning voor de week vastpin.
Maandag is dus ook de dag dat ik aan deze blog begin te schrijven, want ook dat is een interne taak.

In de late namiddag word ik gebeld door een klant met een hoogdringendheid en een paar vragen over zijn boekhouding. Want hoe zat het nu alweer met dagvergoedingen voor ondernemers en de kost van lunches met zakelijke contacten? Wat mag en kan?

Dinsdag 3 augustus

De dag begint vroeg, want ik ga op uitstap. Eén keer per maand heb ik afspraak in het kantoor van mijn Antwerpse klant en voor het comfort van de rit ga ik met de trein. Een ticketje eersteklas om rustig wakker te worden in de denderende trein. Ik geniet ervan.

Bij aankomst hou ik een korte babbel met de klant. Je weet wel, wat koetjes en kalfjes die de revue passeren waarmee ik onmiddellijk voeling krijg bij de gang van zaken.
Ik installeer me aan een vrij bureau en ben klaar om de taken aan te vatten. Bij de eerste koffie houden we overleg; wat moet er allemaal gebeuren, wat is de status van een aantal zaken die opgevolgd werden, hoe zit het met de loonsverhoging van de medewerker en welke vragen rijzen hier nog bij. Wat zijn de nieuwe taken die mijn richting uit komen? Ontbreken er nog zaken in de boekhouding en welke facturen moeten nog opgemaakt en verzonden worden?

Gevoed met informatie trek ik me terug aan mijn bureau en ga ik aan de slag. Mijn contacten doorheen de dag zijn gevarieerd: met het boekhoudkantoor, met het sociaal secretariaat, met leveranciers, en met medewerkers.

In de late namiddag rond ik af en begeef ik me terug richting station. Mijn timing zit goed, want de trein wacht me al op. Onderweg naar huis overloop ik nog even de dag en de to-do's voor de komende dagen.

Woensdag 4 augustus

Alweer een vroege ochtend, want ik heb een netwerkmeeting met ondernemers. Zakelijk netwerken om nog meer visibiliteit te verkrijgen. Het is een continue proces, maar ook tegelijk een heel fijn gegeven om in contact te komen met ondernemers uit andere sectoren.

De dag wordt gevuld met de verwerking van de administratie van 4 klanten. De vorige maand is net achter de rug en dan ligt de focus op de verwerking van de financiële administratie. Heel wat leveranciers verzenden hun maandfactuur na verloop van de maand, dus er komt best wel wat binnen. Ik maak er een erezaak van om de boekhouding van mijn klanten zo sluitend mogelijk te maken door cross-checks vanuit verschillende invalshoeken.

Is de zomer dan niet rustiger dan andere maanden? Goh, niet per se. Het hangt allemaal een beetje af van de activiteit van mijn klanten en wat voor een ene een drukke maand is, is voor een andere een rustige. Zo wisselt de hoeveelheid administratieve verwerking ook af in functie van hun bezigheid.

Donderdag 5 augustus

Ik heb opnieuw een netwerkmeeting in de vroege uurtjes. Deze meeting heb ik wekelijks, dus hier ben ik wel op ingesteld. Een zakelijke netwerkmeeting is echt bedoeld om elkaar business leads te bezorgen en ik kan er vandaag twee uitdelen aan collega-ondernemers en mag zelf eentje in ontvangst nemen. Het is een vruchtbare ochtend.

Voor ik naar kantoor rij, loop ik eerst langs bij een klant om de post op te halen. Er is niemand aanwezig op kantoor bij de klant, maar dat is ook geen must. Ik heb het nodige bijeengesprokkeld en kan verder.

Rond 10u ben ik op kantoor en kan de echte werkdag beginnen. Mijn eerste taak is het updaten van de website van een klant. Er moeten wat items aan de webshop toegevoegd worden; er zijn wat extra pagina's die aangemaakt moeten worden en hierdoor ook extra linken te leggen naar andere pagina's. Er valt heel wat aan te passen en ben kort na de middag klaar.

De volgende taak is voor een andere klant. Er werd teveel betaald aan een leverancier en hier zijn al verschillende contacten over geweest, maar toch komt het geld niet terug. Er wordt ons gevraagd om aan te tonen dat we dit nog tegoed hebben. Een beetje de omgekeerde wereld, want je zou vermoeden dat de boekhouding van de leverancier ook niet klopt als alles correct verwerkt werd. Het is een groot bedrijf en dan wil je al wel eens van het kastje naar de muur gestuurd worden en terug. Dat is ook hier het geval. De juiste personen worden niet doorgeschakeld (lees: afgeschermd) en ik geraak dus niet verder. Het maakt me kwaad. Letterlijk zelfs en dat is hen niet ontgaan. Mijn rechtvaardigheidsgevoel neemt de bovenhand en ik ga helemaal op in mijn stelling. Een klant noemde me ooit de pittbull. Welja, juist is juist en als het moet vecht ik als een leeuw. 

Ik sluit de werkdag af met wat lichtere zaken. Voor twee klanten werk ik de openstaande klanten en leveranciers af en doe ik de boekingen in twee verschillende boekhoudsystemen.

Vrijdag 6 augustus

Het is de verjaardag van wijlen mijn grootmoeder en dat schiet me even te binnen terwijl ik naar kantoor rij.

Elke vrijdagochtend hou ik overleg met een klant; tweewekelijks live ter plaatse en tweewekelijks via een online meeting. Dit is de week van de online meeting.
We bespreken wat HR-zaken want er komen nieuwe medewerkers bij in de komende maanden. Hierdoor moet er ook aandacht geschonken worden aan een nieuwe policy rond bedrijfswagens, want proactief wat zaken incalculeren en regels vastleggen, voorkomt achteraf heel wat discussies over interpretaties en percepties.

Er worden nog wat taken besproken waarmee ik aan de slag ga en dat vult mijn agenda voor een aantal uren.

Om 14u heb ik een online afspraak met een administratief freelancer. Zij is een nieuwkomer en via een begeleidingstraject bespreken we maandelijks haar evolutie in het ondersteunen van kleine bedrijven.

Op vrijdag sluit ik altijd af met de verwerking van financiële taken voor een klant die op zaterdagochtend bij het ontbijt zijn statussen nakijkt. Als ik alles op vrijdag afwerk, heeft hij een accuraat beeld van zijn situatie.
De klant heeft 3 vennootschappen en voor 2 van hen verzorg ik de administratie, wat betekent dat hij eentje zelf beheert. Hier en daar merk ik dat hij mijn adviezen naar verbetering ter harte neemt en dat stemt mij best wel blij.

Het is ongeveer 17u als ik mijn kantoor achter me sluit en het weekend instap. Sinds een tijdje is het weekend echt opnieuw weekend en daar ga ik nu van genieten.

Groetjes

Tilly